Robos, pérdidas, mermas y obsolescencia. Los costos ocultos de una mala gestión del Inventario: Cómo detectarlos y prevenirlos
Como hemos revisado en publicaciones anteriores, el manejo eficaz del inventario es un pilar fundamental para el éxito de cualquier empresa distribuidora y mayorista. Sin embargo, existen desafíos y problemas en esta área causados por una mala gestión, que implican costos ocultos que podrían golpear seriamente la rentabilidad y la eficiencia. Hablamos desde pérdidas o robos, pasando por la obsolescencia de productos o la falta de rendiciones. Estás situaciones mencionadas requieren una atención inmediata, ya que su mal manejo, pueden afectar la integridad misma del negocio.
En este artículo, revisaremos los costos ocultos más comunes y veremos consejos prácticos para poder evitarlos.
Los costos más comunes:
Pérdidas y robos: El robo, tanto interno como externo, y las pérdidas de productos pueden resultar siendo un drenaje financiero para cualquier empresa. El desorden, la falta de controles adecuados y una supervisión insuficiente, son invitación y abren la puerta a los amigos de lo ajeno.
Problemas en las rendiciones: La inexactitud en la contabilidad y registro de inventario debido a la falta de rendiciones adecuadas, o la falta de éstas, puede conducir a decisiones basadas en información errónea, afectando la planificación de compras y, además, dar paso a la tentación del robo o pérdida.
Obsolescencia del producto: Mantener stock de productos que ya no satisfacen las demandas reales de los clientes puede resultar en la acumulación de un inventario obsoleto y caduco, lo cual puede representar un costo oculto significativo. Tener un control de las fechas de vencimiento de tus productos es parte fundamental de este proceso para no incurrir en costos asociados por prescripción.
Costos de almacenamiento elevados: Una mala gestión de inventario a menudo resulta en niveles de stock innecesariamente altos, incrementando los costos de almacenamiento.
Bodega en malas condiciones: Una bodega mal mantenida puede resultar en productos dañados, lo que lleva a pérdidas financieras directas. La correcta organización y mantenimiento del espacio de almacenamiento evita deterioros y mermas innecesarias.
Personal mal capacitado: No contar con un equipo humano bien liderado en la bodega, capacitado, donde las funciones ni responsabilidades están claras, puede llevar a problemas de inventario y errores más serios.
Consejos para evitar los costos ocultos:
Implementar tecnología para la gestión de inventarios: Utilizar software que ofrezca visibilidad en tiempo real del inventario y facilite la exactitud en el seguimiento y registro de los productos. En este sentido, un ERP o software de gestión pueden ayudar con un sistema de rendición integral, facilitando tanto la recepción precisa de bodega como una efectiva rendición de dinero (cuadratura), asegurando registros exactos y transparentes.
Realizar auditorías periódicas: Las auditorías frecuentes pueden ayudar a detectar y prevenir el robo o las pérdidas, asegurando que los registros de inventario sean precisos, como los movimientos detallados de las entradas y salidas de los productos. Un software de gestión de bodega que entregue reportes para proporcionar datos detallados y actualizados apoya significativamente este proceso.
Evitar la obsolescencia: Monitorear regularmente las tendencias del mercado para ajustar los niveles de stock y evitar la acumulación de productos obsoletos. un buen sistema que entregue informes que ayuden a identificar productos de movimiento lento, permitiendo una respuesta oportuna para minimizar la obsolescencia o caducidad de los artículos en venta.
Optimizar el almacenamiento: Revisar periódicamente las necesidades de almacenamiento para ajustar el inventario a los niveles óptimos, reduciendo así los costos. Con una adecuada tecnología para el control de bodega, las empresas pueden manejar eficientemente su almacenamiento, asegurando un uso óptimo del espacio. Además, mantener un stock adecuado, monitoreando KPI’s como la rotación de inventario, te ayudará a satisfacer apropiadamente la demanda de tus productos y a mantener los costos de almacenamientos a bajo nivel.
Capacitación y mejora continua: Asegurar que todos los colaboradores entiendan la importancia de una gestión de inventario precisa y las consecuencias de los errores, es importante poner a disposición capacitación y una política de mejora continua de las personas, ayudan a mejorar el rendimiento y evitar mermas, pérdidas y robos.
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